Alex Yu 的社会化软件工具应用——Gmail

March 15th, 2010 § comment 0

最近一两个月准备集中的写几个系列文章

这是第二个系列,关于我常用的社会化软件工具,我对他们的理解和使用技巧。写这个系列文章的目的很简单,系统的提炼自己对社会化网络工具的理解和认识,分享使用技巧,以带动更大的进步,同时,把部分知识沉淀下来之后,也可以有更多时间更深入的思考如知识管理、学习者行为等等其它自己感兴趣的事情。

上个周末两天时间,完成了其中的五篇,也分别在这里贴出来,并通过wiki不断修订,在实践中深化认识

工具在每个人眼中都是独特的,就像是一支铅笔,在我的手中可能是写字、绘制思维导图的工具,在画家的手里,则是优美线条美丽图案的来源,而对于艺术家来说,铅笔本身就是一个艺术品,可以被无限的雕琢、再创造。希望大家在实践中,发挥自己的想象力,释放工具的潜能,分享更多丰富多彩的应用。

常用的一些网络学习工具:GmailGoogleGroupsDeliciousGoogleReader

应用网络工具的基础——网络浏览器:Google Chrome

以上每个链接打开后都是一篇独立的文章,主要围绕自己的理解、使用心得、技巧来谈,以后可能会加入一些情境应用的内容。只所以建立在wiki,也是因为工具和学习理念的发展是日新月异的,希望在自我实践中不断修订文章。

wiki页面地址 (最新版本请参考wiki原文)

Alex Yu 的社会化软件工具应用——Gmail

wiki地址: http://sociallearnlab.org/wiki/index.php/Alex-gmail

Image:Gmail_Logo.png

www.gmail.com

我的 Gmail: y.blj018 at gmail.com && contactalexyu at gmail.com


理解Gmail

1.网络学习办公平台

有了Gmail邮箱,也就是说你同时拥有了使用Google其他工具的权限,他们共同构成了很完善的网络办公、学习平台。你在使用 Google 其他工具和别人协作交流的时候,显示出来的都是你的 Gmail ID, 而且,不同的工具服务都可以从 Gmail 通讯录中共享好友信息,比如,你在使用 GoogleReader 的时候,可以从 Gmail 通讯录中选择性导入好友作为 GoogleReader 阅读信息的分享伙伴。

2.信息中转站,会话终端

借用我在网络教研中绘制的一副图来说明Gmail在我的网络学习中起到的作用:信息中转站

当然,图中主要是讲的Gmail在中小学老师教研网络中的一个信息中转作用,在我们的学习环境中,它还可以连接其他网络工具,比如GoogleDocs协作编辑通知,Twitter的一些消息回复通知等等,同时,它还内嵌了gtalk即时通讯工具,在邮箱里就可以和好友聊天,总之,从信息流动的角度来说,它是你的会话窗口,信息输入输出的终端。


3.知识管理工具

一方面,作为信息输入输出的终端,它一定需要很强大的信息检索和管理功能,这一点Gmail也做的很好。Gmail使用tag来管理邮件,并支持邮件全文搜索,极大的便利的邮件查找工作。对于我来说,大多数情况下在已用的3G多邮箱容量中查找到需要的邮件不过超过20秒

另一方面,从知识的社会属性来讲,每个 Gmail 的背后,都是一个真实存在的学习者,当你去阅读去检索一封邮件所包含的知识的时候,其实也是在探索这份知识的拥有者,去了解他的特点、知识结构,此时,Gmail这个最基本的会话沟通工具无疑又可以方便的促进学习者深入会话交流。

所以,Gmail不仅仅可以方便的管理邮件信息,管理文字、图片形式的知识,管理邮箱通讯录,它更是一个极有潜力的知识管理工具。

4.网络身份的重要标志

有了Gmail,你就拥有了所有的 Google 服务,你在这些 Google 服务上的行为都使用你的 Gmail 邮箱来标记。比如你(xx@gmail.com)建立了一个 Google 文档,并邀请其他人参与编辑,这个时候,被邀请人看到的是 xx@gmail.com 这个 ID 邀请了他,也就是说,一个Gmail 帐号已经成了你网络上的名字,在结合上一部分提到的“知识管理工具”,对方和你交流时,不也看到的是 xx@gmail.com 具有这些知识能力吗 ,此时,Gmail 已经是你的网络学习环境中的名子(昵称),并且是你网络身份、品牌建立的重要依据!

而且,Google 的个人账户页面也在不断的完善和进步,通过在个人账户页面中完善个人信息,比如添加自己的 blog、twitter、flickr 等网络帐号信息,就可以让其他用户更为细致的了解你的网络身份,和你建立关联。


使用技巧

记录分享下我的使用技巧,这部分弱化技术环节,主要记录alex如何用gmail

备注:

  • 技术部分参考本页面最后一个环节——技术资源
  • Gmail有大量的使用者,所以,别怕你的问题找不到答案,你需要做的是:


邮件管理

1.管理好自己的收件箱(inbox),无须删除邮件,不重要的邮件归档(archive),无兴趣的话题静音 ( mute )

2.形成自己的一套标签,并在设置中把最常用的标签放在最醒目的地方,便于随时点击查看,部分标签所属邮件应用过滤器,自动分类处理

3.善用星标。每个邮件的左上角都有一个星标设计,点击就可以点亮星标。同时,在 Gmail Lab 中激活 super stars ,这样就有了一组星标可以用。自己给他们定义好不同的意义,用快捷键S快速应用。比如,对于我来说,蓝色叹号是表示需要抽时间认真思考并回复的。

4.使用Quick links,建立一些超链接。(需要在lab启用)比如,每次论坛加入新成员都需要通告,那么,就把这个主题邮件应用一下quick links,起个名字“201003 SLL Newbies”。再比如,我把来自某一论坛并被加黄色五角星的邮件搜索出来后(这个url地址是固定的),加一个quick links,便于定期回查

5.定期回查邮件。这样一是查看自己有没有溜掉重要的需要回复的邮件,二是很有邮件信息是很有价值的,需要回顾消化吸营养。可以用标签、星标来实现,更可以用quick links,比如,最近两周来自TL的加星邮件

6.多个邮箱帐号管理。如果有多个邮箱的话,不是Gmail也没关系,通吃,可以用一个邮箱帐号接受其他邮箱的邮件,并可以选择是用哪个邮件去回复对方。在 setting–Accounts and Import 中设置

7.运用快捷键。这个差点忘了,太重要了


Tasks

Gmail中内嵌了tasks功能,可用来GTD,任务管理等,很有效

还可以结合chrome插件,让它直接在浏览器工具栏中显示,这就更方便使用了


外部插件

google chrome插件

Google Mail Checker Plus 在浏览器工具栏上建立一个邮件图标,可以显示未读邮件数量,点击图标还可以在下拉图框中查看邮件,对邮件实现除回复以外的大部分处理功能

Better Gmail 在邮件标题后方显示附件类型图标,在inbox等邮件列表界面高亮显示鼠标划过的邮件 Adds Row Highlight On Mouse Over.


其他

1.优化布局:适合自己的Gmail各模块布局设置是非常重要的。在lab中开启 Right-side chat , Navbar drag and drop 然后自由拖动吧

2.放松大脑,减轻两眼压力:选择自己喜欢的主题 setting–themes

3.Lab中开启 Undo Send 。在使用了富文本编辑器写邮件之后,有些效果是在发送前看不到的,有了这个按钮,相当于是有了三秒钟预览时间……点到为止,建议大家合理使用

4.选择一个自己喜欢的而且不刺眼的主题,保护眼睛非常重要,俺的选择:Tree,会根据时间和天气自动发生变化,就像现在这会,Gmail里也下雪了

Image:Gmail-snow.png


技术资源

  • 通讯录管理
  • 如何把已有的Gmail帐号列表导入到Gmail特定组里?
    如何对Gmail通讯录里的联系人进行分组

  • 外观优化
    Gmail加入”主题”功能
  • 邮件礼仪
    发贴礼仪 20100116版
    回贴礼仪 20100116版
  • Tagged: ,

    游戏:做想做的事 开始启动

    February 5th, 2010 § comment 0

    游戏:做想做的事 开始启动,记载在 Do what you want 页面,不断更新

    游戏:做想做的事。欢迎参与!

    January 22nd, 2010 § comment 2

    做想做的事 Do what you like !

    如果你对发现“啥是自己想做的事”,对深入认识自己,发现自己的潜能,对执行“那些自己想做的事“有兴趣、有想法,请继续往下看

    可能我们都见过并且被不少介绍啥啥啥应该做的事,多少岁之前要尝试的事的文章所打动。对于这些文章,我并不反对,也没资格更不愿意评述其中包含的价值观,但我想说:这些别人写出来的事情是你真正想做的吗,你的内心渴望做的事情有哪些?

    如果到这,你依然有想法、有兴趣,那就静下心来,我们一起思考

    啥是想做的事?

    先问问自己,看到“想做的事”第一反应是什么,想起了哪些?是理想,是期望,是工作、学习计划,甚至是不满现实而一种发泄和放纵……好了,拿出一张白纸,一支笔,静下心来,放轻松,别被我上面的一串话误导,顺着自己的思绪画一个思维导图,图的主题就是“啥是想做的事”。

    通过画图,我们自己对自己、对自己想做的事情的又进行了一次挖掘、了解。ok,进入主题,我们开始谈谈这个游戏

    游戏目标?

    简单、好玩、认识自己、发掘自己的潜能、激励协助参加游戏的朋友做想做的事,这是我设计游戏的初始目标!
    当然,每人都是天才,都有自己的高招。所以,自己参加游戏的目标呀,什么意义呀,原因呀,自个儿发现和定义去!一个基本的原则:一切发自自己的内心

    游戏怎么玩?

    1.参与的第一件事,给自己订一个时间,在这时间截止之前,做一个自己想做的事情列表,可以是这一年,两年内想做的事,也可以是将来、无限期想做的事,都无所谓,但是,需要有个初始列表。初始列表做出来了,游戏就正式开始了

    对列表的说明:

    • 列表内想做的事情条目数量不限
    • 在以后的任何时间添加条目,但是,不能修改和删除已有的条目
    • 发挥创意,不限制列表的表达和书写方式
    • 可以以任意方式公开自己的列表
    • 列表条目如果涉及到个人隐私或者希望暂时保密的,可以随便用一个代号表示

    2.Just do it 逐步的实现列表上的条目
    每实现一条,就可以通过各种方式通知其他参与项目的好友。更欢迎写成博客记录下来。我也可以建立本游戏专题网站,把您的成果发布在网站中,赢得容易,鼓励别的伙伴前进、交流。
    条目是否实现,我们不去做监督,本着对自己负责的态度就行

    3.邀请有兴趣的朋友参与
    如果愿意的话,可以邀请身边有兴趣的朋友参与,一起促进

    4.自己发挥的空间
    我提供了大致的想法,其他的玩法、外挂、发行版大家自己设计

    一些建议

    对自己:
    保持询问:到底自己想成为什么样的人,想做什么样的事
    及时补充:探索内心,添加想做的事
    创新思考:怎么把事情做好
    善于记录:这个事情是怎么做的,是如何发生的,下一步呢

    对别人:
    不取笑,多鼓励:每个人都有自己独特的经历,你怎么能轻易的体会到那简单几个字背后的深意?
    结识朋友,结识伙伴:有腐败的机会可别忘了我噢:)

    对“想做的事”
    做多做少,实现了几个,都无所谓,它只是一个桥梁,一个载体,只要用心,就有收获。

    欢迎以各种形式支持、参与

    能阅读到这的朋友,非常感谢,更欢迎您加入游戏。加入者可以直接email:y.blj018@gmail.com 邮件标题需要包括这几个字“做想做的事” ,邮件中告诉我你的想法,有博客网站的也告诉一下哦

    也欢迎大家以转载、潜水关注、提出建议等各种形式支持这个游戏,本文无版权保留,欢迎转载、传播。

    ~~~~
    我最近要做的事:

    a.作为瓶子的俺,赶在生日前做出一个list,发布在博客的一个单独页面,便于整理查看
    b.这样的活动,应该有不少前辈高人在做,联系他们,扩大圈子
    c.暂时不去通过其他社会性网络手段宣传,身体力行,从自己做起

    最后,betty启发、激活了我这个想法,非常感谢

    Tagged: , , ,

    习惯培养列表

    January 18th, 2010 § comment 1

    从安猪的博客中读到了这样一篇文章:

    保持轻松高效的12个关键习惯 (也推荐下这个博客,还不错)

    也赶紧把阅读笔记整理在这里,自省,实践,提高:

    我要做的

    • 每天早起第一件事:列出当日最重要的三件事
    • 每次只做一件事
    • 12个月,每月培养一个习惯
    • 改善收发邮件的习惯 (how to ?)
    • 如果工作内容不需要上网,直接断开网络
    • 对自己重要事项列表之外的要求说“不”

    其他的:

    • 每天晚饭后出去转转,去不同的地方,做有趣的事
    • 早起
    • 每天静坐深思
    • 每天长途散步

    其中,如何改善邮件收发习惯?

    每天自己在网上的时间很多,而上网第一件事就是开gmail,然后一直把gmail邮箱挂在那里,并且firefox的tab上会显示未读邮件数量,这样,每次一有新邮件,就忍不住的去查看,并且做出处理方式标记。而每天的邮件数量是在百封以上的,这样就很容易把时间变得很零碎,很容易打破工作节奏,如何改善这种情况,养成适合自己的邮件收发习惯?

    备注:最近比较不错的邮件处理体验。外出的时候使用手机上网收邮件效率其实倒是很高。空闲的时候check一下,通过邮件标题和发件人来对邮件做出分类处理

    Tagged: , ,

    邮件列表使用:如何清晰的表达,引发读者回复讨论?

    January 18th, 2010 § comment 0

    邮件列表在我们日常交流协作中扮演着非常重要的作用,但可能不少朋友可能都有这样的体验:

    我发了贴,但是没有人关注我的帖子,非常郁闷

    这里可能的原因很多,比如,您的帖子主题不容易得到大家的共鸣,你的文字表达很难让大家快速把握中心思想,等等等等

    这里,我们重点交流一下文字表达问题。

    文字表达能力就是一个很重要的能力,如何有效的通过邮件来清晰的表达自己的观点思想,而且还可以让读者乐意和你交流讨论?

    教育大发现社区核心服务团队结合教育大发现社区过去一年多的实践,并借鉴啄木鸟社区( http://wiki.woodpecker.org.cn/moin/ )等开源社区的优秀经验,提炼出了教育大发现社区邮件列表(论坛)发贴礼仪、回帖礼仪(20100116版)
    wiki页面查看,请点击这里:
    发贴礼仪 http://sociallearnlab.org/wiki/index.php/MailRule_Post
    回帖礼仪 http://sociallearnlab.org/wiki/index.php/MailRule_Reply

    上面的经验提炼,总的来说,可以概括为:

    发贴标题简明具体,标签标识不要忘记;
    帖子内容一事一邮,分层条理理解容易;
    网址简化美观漂亮,提问智慧大家研习。

    此外,刚才在一个GTD的博客里还看到了这几句话,也拿来和大家分享:

    把邮件限制在5句话内(让语言有力)。限制:每封邮件都是如此。
    先写正文后写标题,以更好的概括邮件内容。

    相信不少朋友都有自己的想法,欢迎大家来分享经验:如何通过邮件有效的表达,交流

    邮件列表讨论地址 https://groups.google.com/group/sociallearnlab/browse_frm/thread/b85c7162bc978d1c#

    Tagged: , ,

    如果我们每天只有三个小时的上网时间,你会如何利用这三个小时?

    January 12th, 2010 § comment 0

    前几天,在sociallearnlab论坛里发了个帖子:

    如果我们每天只有三个小时的上网时间,你会如何利用这三个小时?

    对于每天积极实践社会化学习,并习惯于挂在网络上的我们,如果每天只有三个小时的上网时间,你会如何利用这宝贵的三小时? 希望用这个问题带动思考,以提高我们的学习效能,用网效能

    一些精彩回复

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    - 下载所有关注中的网站更新
    - 自动化回复昨天回复的所有邮件
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    Wong Leo:
    1 处理邮件
    2 删除邮件
    3 尽量让呆在网路上的时间减少,去和人交流

    欢迎参与分享和讨论

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