Autonomouslearning06

自主學習第六講—知識管理的陷阱

Marc Rosenberg是美國企業導入數位學習的專家，去年， e-learningGuru.com公司總裁Karl Kapp訪問他，請教他目前企業進行知識管理專案時，可能會碰到的問題或陷阱。

Rosenberg認為首先要先對「知識管理」作一定義，他說自己看到的知識管理，是三件事情的集合。第一件是員工間的分享與合作，第二件是當問題發生時，能快速有效尋找到能解決該問題的專家，並得到協助。第三件是提供員工容易取得並方便分享的知識庫或資料庫。

但很多人的觀念裡，仍然認為知識管理只包含第三件事—知識庫。企業將文件儲存在知識庫中，然後就聲稱公司已有知識管理，這是一個陷阱。Rosenberg認為這只是知識管理的一部分而已，假如只是因為有一個儲存所有資訊的共用檔案庫，並不能證明企業能從其中獲得真實的效益。

另一個誤解是認為知識系統要「大」才有用！其實有些頗具成效的知識管理實務案例，都是在部門或小組的層次上建立的。因為處於這種層次，主辦單位比較能夠確認真正的需求與價值，並且能用合理的時程與價格來達成。

最後一個陷阱就是假設企業建好知識庫後，員工就會使用它。這又回到文化的層面了，你不能只提供一個技術上的解決方案，卻未思考配套的鼓勵員工使用此方案的措施，如激勵、獎賞、建立新學習文化與價值觀等。僅僅是科技的應用並不能解決所有的問題，尤其是人性面與文化面的問題！

Rosenberg在新書中特別強調「知識分享」的重要性，並指出它是聰明企業的標誌，例如，我們常會認為訓練是很重要的知識分享方式，但很多時候，知識只分享到參加訓練的人，為此之故，很多公司以分批舉辦訓練的方式，將關鍵訊息傳遞給所有員工。但真正的知識分享，並不是單行道，而是更蘊涵合作的本質。

假如企業要運作得更敏捷有效，就要注重讓知識跨越組織疆域自由流動。一般的教室訓練，還是太過於單向傳送訊息。我們要突破的關鍵是，如何做到能讓教室內的學員們彼此之間分享資訊？這才是成為學習型組織的起飛點。

若想要改變一個組織，激發員工之間合作與知識分享的行為，並進而建立成為工作習慣，要比透過教學或線上教材的推動，效果強大的多。其實，有些企業內的專案小組或跨部門成員間，常做知識分享，知識在組織內的流動，就好像把石子投入平靜水塘中所產的漣漪，會不斷擴展它影響的層面。

Kapp問Rosenberg「目前美國企業內知識分享的情況好嗎？」，Rosenberg認為這要視企業而定，官僚化和多階層的組織在知識分享上的表現，通常不如扁平組織、虛擬團隊或獎勵知識分享的組織。很多企業在改善員工的知識分享能力上，還有一條漫長路要走。

除此之外，我個人認為企業員工也需要突破知識分享的心結，很多員工都認為知識分享帶有風險，因為他們擔心若把自己知道的告訴他人，會陷自己於不利的處境。尤其是我們中華文化，自古就強調「祖傳秘方，不輕易外漏。」，也有「江湖一點訣，說破金變鐵。」的諺語。「知識就是力量」，誰願意削弱自己的實力呢？

但是時代不同了，知識半衰期極遽縮短，知識庫存不用的話，是很容易折舊的，何況網路四通八達，你不分享，還有別人會分享，反而不如先說出來，一則可趁此整理並刷新自己的內在知識，另一方面也可賺得一些名聲和形象。同時當我們分享出來後，不但自己會有更深切的體悟，所得到的回饋，也往往超出意料的大！